イベントの年間企画はどうやって作る？立て方・手順・ポイントを解説！

「イベントの年間計画」を立てている商業施設様も多いと思います。イベントの年間計画とは、店舗の売上目標や来場者数といった年間目標を達成するために、どの時期にどのようなイベントを実施するのかを落とし込んだスケジュールのことです。年間行事や催事に合わせてイベントのスケジュールをバランスよく組むことで、来場者の関心を集めるとともに、予算やリソースの適切な配分も可能です。今回は、イベントの年間計画を立てる重要性やメリット、年間計画を立てるための手順、ポイントについて解説します。

INDEX
イベントの年間計画を立てる重要性やメリットとは
年間計画を準備する際に事前にやっておきたいこと
イベントの年間計画を立てる4つの手順
イベントの年間計画を立てる際のポイントは？
年間を通したイベント企画ならCCG STAGGへ
まとめ　イベントの年間計画を立てよう

イベントの年間計画を立てる重要性やメリットとは

イベントの年間計画を立てると、各イベントの目的や目標が整理され、予算やリソースを最適化することができます。また、イベントの年間計画を立てる際には、「１年後にどうなっていたいのか」というゴールを見据える必要があることから、課題解決のための道筋が明確になるというメリットもあります。ここでは、イベントの年間計画を立てる重要性とメリットについて解説します。

売上効率が上がる

イベントを実施する目的は、施設（店舗）の売上目標や利益目標の達成です。そのため、年間計画の多くは、前年度に明らかになった事業の課題、例えば売上目標・利益目標をもとに作成されます。年間計画通りにイベントを実行することで、売上効率が自ずと向上するでしょう。

重要・注力イベントが明確になる

イベントの年間計画には、どの時期にどのようなイベントを実施するのかが整理されています。年間計画を活用することで、例えば商業施設にとって重要な時期・イベントに予算を大きく振り分けたり、閑散期は予算を抑えたりすることも可能です。

イベントの企画・周知がスムーズになる

お客さまの購買意欲が高まる時期は、イベントを開催する絶好のタイミングです。しかし、規模の大きなイベントとなると、実施までに長期の準備が必要になります。イベントの年間計画に、「いつから準備を始めるのか」「いつまでに準備を終えるのか」という日付や期間を記入しておくと、スムーズに準備を行なうことができます。特に告知物を作成したり、スタッフや資材などの手配が多かったりする場合は、余裕を持ってスケジュールを立てましょう。例年より早く告知を打つことで、その分集客できるお客さまも多くなると見込めます。

個人の役割が明確になる

イベントの実施にはさまざまな準備が必要になりますし、関わる人も多くなりがちです。イベント準備をスムーズに進めるためにも、年間計画は必ずチームで共有しましょう。個人の役割分担を明確にすることで、メンバーがやるべきことや期限、目指すべき成果が「見える化」されます。メンバーのモチベーション向上にもつながるので、役割分担を明確にしましょう。

年間計画を準備する際に事前にやっておきたいこと

イベントの年間計画を立てる重要性やメリットが理解できたら、実際に計画を立ててみましょう。事前準備として、前年度の課題を分析した上で、今年度に達成したい目標を明確にすることが必要です。詳しく見ていきましょう。

自社（自店）の課題を明確にする

イベントの年間計画を立てる上で重要なのは、施設（店舗）の課題を明確にすること。課題が明確になっていない状態で年間のイベントを並べるだけでは、効果的なイベントの年間計画とは言えません。前年度までの実績はどうだったのか、年間で達成したい目的は何なのかを明確にしましょう。

イベント開催の目的を明確にする

イベントの年間計画を立てる際は、目的の解像度を高めることが大切です。ただ「人を集める」ためだけではなく、「どの時期に」「どのターゲットに」「どのような課題を解決するために」を明確に設定することで、実施すべきイベントが決まってきます。時期、ターゲット、課題の設定は時期によって異なるため、年間を通して目的を明確にしましょう。

イベントの年間計画を立てる4つの手順

「課題」や「目的」が明確になったら、年間の計画を立てていきます。年間計画を立てる際に重要となるのは、「どの時期に力を入れるか」です。１年間で注力するイベントは何か、その時期はいつなのかを考えます。さらに、参加者の視点から、どの時期にどのようなイベントがあると参加したくなるのかを、過去の参加人数の実績を参考に考えます。これらの「重要な時期」と「お客さまの需要」を考えながら、「課題」「目的」を達成できる計画を立てていきます。

1.自社にとって重要なイベントを書き出す

まずは、１年間で重要なイベントをピックアップしましょう。商業施設様の場合は、クリスマスやバレンタイン、ホワイトデーなどの重要イベントに加えて、創業祭や周年イベントなどの店舗イベント、年末年始やゴールデンウイークなどの季節イベントが該当します。ピックアップしたイベントをもとにイベント内容や予算を決めて、年間イベントに合わせた調整を行ないます。

2.お客さまの需要に沿ったイベントを書き出す

次に、来場するお客さまをイメージして、ライフスタイルやプロフィールに合ったイベントを洗い出します。例えば成人式、入学式、母の日などはギフトを贈る機会が増えるため、この時期にイベントを開催すると反応を得られやすいでしょう。また、前年の実績や他施設の実績からお客さまの反応が良かった事例や、集客につながったイベントの事例を分析することで、お客さまの需要に合ったイベントを企画することができます。

3.行動予定を考える

「毎年やるイベントはだいたい決まっているから、年間計画は立てていない」という方もいるかもしれません。ただ、規模の大きなイベントを行なうとなると、実施までに相応の準備が必要になります。イベントを開催するまでに、「いつから準備を始めるべきか」といった行動予定をあらかじめ考えておくと、余裕を持って準備をスタートできます。

4.12ヶ月分の月間計画を立てる

年間計画を立てたら、12ヶ月分の月間計画を立てていきます。月間計画は、年間計画を実行するために、イベントや目標を月ごとにまとめた計画です。月間計画を立てたあとは、月ごとの目標は達成できたのか、効果はどうだったのかを検証して、効率よくPDCAを回していきましょう。

イベントの年間計画を立てる際のポイントは？

イベントを開催する目的は、店舗の売上・利益目標の達成に貢献することにあります。その目標を達成するために必要な行動を「見える化」したものが年間計画です。ここからは、イベントの年間計画を立てる際のポイントを解説します。

効果測定を行ない、次のイベントに活かす

イベントの年間計画を作成したら、具体的な目標数値を記載するとともに、実施したイベントの効果測定も行ないましょう。そうすることで、目標が達成できたのか、改善する箇所はどこだったのかが明確になります。CCG STAGGでは、現場のディレクターから上がってきた報告書をもとに、当日の来場者数やお客さまの反応（声）、準備期間～イベント当日までの改善点を担当者様へお伝えしています。そのデータを活用し、より良いイベント運営へとブラッシュアップしています。

年間計画は社内で共有する

イベントの年間計画を立てておくと、組織への「提案する」工程を省くことができ、イベント担当者様の負担軽減につながります。イベントの年間計画は発表の場を設けるなどして、社内で共有しておきましょう。年度初めに1年の計画を発表することで、イベントに対する想いが社員に共有され、全員が同じ方向に向かって進むことが期待できます。

お客さまの気持ちが盛り上がるタイミングを逃さない

GW、夏休み、ハロウィン、クリスマスなど、お客さまがアクティブな気持ちになる時期は年間を通して予測することができます。お客さまの気持ちが盛り上がる時期はイベントを開催する絶好の機会。このタイミングに合わせて、予算や人員を割り当てましょう。

季節のイベントは3ヶ月以上前に準備を開始する

年間計画を立てることで、開催したいイベントの日時や内容が決まってきます。季節のイベントを実施する場合は、3ヶ月以上前から準備を進めたいところ。年間計画をもとに、早めに準備に取りかかりましょう。特にタレントやキャラクターを呼ぶショー、大型資材を伴う催事などは出演者や資材手配のスケジュール調整が必要に。いかに早く準備に取りかかれるかがイベントのクオリティを高めるカギになります。

年間を通したイベント企画ならCCG STAGGへ

イベントの年間計画のご相談や、年間を通してのイベント開催はぜひCCG STAGGにお任せください！CCG STAGGは商業施設様が年間を通して実施するさまざまなイベントの企画から運営までを行なうイベント企画会社です。クライアントの課題に合わせて、ご担当者様とコミュニケーションを取りながら、年間計画の立案を進めていきます。また、イベントの改善報告まで行なえる体制を構築しているのもCCG STAGGの強みです。「イベント計画に手間を取られている」「課題解決の方法がほかにないのか一緒に考えたい」等、お気軽にご相談ください。