野外イベント開催時に必要となる申請・届出先を解説

路上や公園などの野外でイベント・キャンペーンを実施したいという方も多いのではないでしょうか。イベントを開催する場所や内容によっては、決められた手続きに従って各所への申請・許可を得る必要があります。今回はイベント開催時に必要となる申請方法や届出先について解説します。

INDEX
野外イベントを開催する際に必要な申請内容とは
イベントの内容によって必要となる申請
後援・協力・協賛してもらうときの申請
警察署や消防署への届出や申請が必要になるケース
行政機関への申請対応もCCG STAGGがサポート

野外イベントを開催する際に必要な申請内容とは

イベントを企画・運営する際に、見落としがちなのが申請関係の手続き。野外イベントは道路や公園などの公共の場所で実施される場合が多く、公共の利益を侵害する可能性が高いことから、さまざまな法規制を遵守しなければなりません。ここでは、イベントのシチュエーションごとに必要な申請内容を紹介します。

道路（路上）でのイベントでチラシやティッシュを配布したい

企業がイベントを開催する目的はさまざまですが、一般向けイベントの場合、認知拡大やブランディングを目的とするケースが多いでしょう。自社の名前や商品・サービス・ブランドをターゲットに知ってもらうことで、ファンを増やし、最終的には販売促進、売上拡大を狙います。イベント参加者の興味関心や満足度を高めることがイベント成功のカギとなるため、各社趣向を凝らしたイベントを開催しています。

公園でイベントを開催したい

公園でイベントを行なうときは、公園の指定管理者（土木事務所や公園管理事務所）から開催の許可をもらわなければなりません。イベントの内容がわかる企画書、申請書を事務所に提出して許可を取りつけましょう。また、公園内にステージ、テント、道案内の看板といった工作物を置く場合は「公園占有許可」が必要になることも。野外イベントではこれらの工作物を使用するケースが多いため、申請漏れのないよう事前に確認を。

商業施設（私有地）でステージやイベントを行ないたい

ショッピングセンターやショッピングモールでイベントを実施する場合、その土地の所有者である施設の許可が必要です。施設が指定する申請書類、またイベント内容のわかる企画書の提出が求められます。イベントのコンセプトやスタッフの人数などを、わかりやすくまとめましょう。なお、プロモーションイベントを行なう場合は、テナント企業のサービスとバッティングしていないかも合わせて確認を。

イベントの内容によって必要となる申請

ここまでイベントの実施場所ごとに申請方法を解説してきましたが、どのようなコンテンツを提供するのか、そのイベント内容によっては警察署や消防署への届出が必要になります。許可が下りるまでに数ヶ月かかることもあるため、関係各所に早めに相談することをおすすめします。

申請①屋外広告を設置したい

商品やサービスの情報を伝える広告や、イベントを告知する看板などの屋外広告物を設置する場合は、原則として許可が必要になります。許可を受けるには、表示する場所や広告物の種類により、所定の窓口に許可申請書類を提出しなければなりません。東京都では、屋外広告物を出すことを禁止する地域・場所を「禁止区域」、また街路樹やガードレールといった屋外広告物が出せないものを「禁止物件」として定めています。屋外広告を設置する場合は、自治体の条例などを事前に確認しましょう。

申請②花火を使用したい

花火の主成分は火薬であることから、イベントで使用する場合は安全なイベント運営が求められます。花火の大きさや種類（光、煙など）、打ち上げ量、および所轄の消防署や自治体行政によって、『許可』もしくは『届け出』が必要になります。一定規模以上の花火を使用する場合は、消防局への「火薬類消費許可申請書」の提出、有料の「煙火消費許可申請書」の提出を行ないます。

申請③音楽・映像・キャラクターを使用したい

イベントで楽曲や映像、キャラクターなどを使用する場合、問題となるのはその著作権。使用するコンテンツによってはJASRAC®などの著作権を管理する事業者への届出が必要です。また、コンテンツだけでなく、イベント名称や看板などの装飾で使用するデザインについても、第三者の著作権や商標を無断で利用していないか確認しておきたいところ。確認が取れない場合は、著作権フリーの素材を使うなど対策をとりましょう。

申請④会場で飲食物を取り扱いたい

イベントで試飲や試食サンプリングを行なう場合は、所轄の保健所への申請が必要です。申請には実施概要に加えて、衛生管理者の連絡先やレイアウト、提供メニュー、衛生面対策を提示しなければなりません。調理の有無によって申請に必要な書類が変わるため、所轄の保健所のホームページで確認しましょう。

イベントでの試食や試飲

一時的な試飲や試食を行なう場合は「試飲・試食報告書」を、包装された食品を配布する場合は「食品配布届」を保健所に提出する必要があります。また、試飲・試食、食品の配布などをくり返し行なう場合は、別途、食品衛生法に基づく営業許可が必要になるため注意しましょう。

後援・協力・協賛してもらうときの申請

各地で開催されている野外イベントには、多くの後援・協力・協賛団体の名前が並んでいます。金銭的なサポートや物・サービスの提供はもちろん、イベント自体の信用も高まるため、積極的に申請を検討したいところ。ここでは後援・協力・協賛の違いを解説しながら、申請のポイントについてご紹介します。

後援・協力団体をつけたい

「後援」とはイベントの趣旨に賛同し、応援の意を示す団体のこと。自治体などの公共機関や、新聞社といった公共性の高い企業がその役割を担うケースが多いです。「協力」とはイベント実施のために、場所や物品の提供を行なう団体のこと。地方自治体の協力を得られれば、広報や情報の提供の役割を担ってもらえることも。多くの団体が後援・協力申請を受付けていますが、審査に時間を要するため、早めの申請を心がけましょう。

協賛企業をつけたい

「協賛」とはイベントのスポンサーとして、運営に協力する団体のこと。金銭的なサポートや人や物、サービスの提供を行ないます。企業に協賛を依頼する場合は、そのイベントが企業にどんなメリットを提供できるか考えることが大切。メリットが浮かび上がったら、賛同いただけそうな企業や、ターゲットに興味がある企業に積極的に売り込みましょう。多くの企業が年間の予算を立てているため、イベントの1〜2年前からアプローチすることをおすすめします。

警察署や消防署への届出や申請が必要になるケース

野外イベントを安全かつ安心に運営するためには、警察署や消防署への申請が不可欠です。申請が済んでも、許可が下りるまで数ヶ月かかることも考えられます。できる限り早い段階から警察署や消防署に相談することをおすすめします。ここでは、どのような場面で申請が必要になるのか、注意点とあわせて解説します。

警察署

公共の歩道や道路でイベント・キャンペーンを行なう場合は、警察署への届け出が必要になるケースが多いです。前述した「道路使用許可」のほかにも、道案内などの看板を道路に設置したり、テントを設置したりして長時間道路の一部を占拠する場合は「道路占用許可」をもらわなければなりません。また道路を練り歩くようなイベントや、混雑で通行の妨げになるようなイベントは、交通規制や誘導人員の配置などを明確にする必要があります。

消防署

花火を使った演出や屋台での調理など、火気を使用する場合は消防署への申請が必要になります。イベントの内容によっては、消火器の設置や防炎加工が必須になることが多いため、事前に準備しておきましょう。最近はイベント用の消化器をレンタル会社もあるため、積極的に活用したいところ。火器を使うことが決まった時点で、早めに確認しておくことをおすすめします。

行政機関への申請対応もCCG STAGGがサポート

今回は野外イベント・キャンペーンを実施する際に必要となる申請方法や手続きについて解説しました。イベント開催に関する手続きは複雑で、時間や労力もかかるため自社ですべて対応するのが難しいものです。申請漏れを防ぐためにも、外部のイベント企画会社に依頼することをおすすめします。私たちCCG STAGG（スタッグ）は、野外イベント・キャンペーンの実績も豊富で、行政機関への各種申請手続きもトータルにサポートします。野外イベント・キャンペーンをお考えの商業施設様はぜひCCG STAGGにご依頼ください。