イベント企画の流れを解説！イベントを成功させる３つのポイント

広告・プロモーションのデジタル化が主流になった現代においても、「リアルイベント」の企画、開催を検討する企業は多くあります。オンラインでは味わえない、対面ならではの体験価値を提供できる場として、これまで以上に企業の注目を集めています。今回は、イベントの企画から開催までの流れを解説しながら、イベントを成功させるポイントとして、企画書や運営マニュアルの作成方法についても紹介します。

INDEX
イベント企画とは
イベント企画の流れ
イベントの企画を成功させる３つのポイント
イベント企画の流れに関するよくある質問
企業のイベント企画はCCG STAGGへご相談ください

イベント企画とは

イベント企画とは、イベントを開催する目的やターゲットの設定、イベント内容の考案など、イベントを開催するために必要なあらゆる計画や準備作業のことをいいます。イベントの趣旨や内容は企業ごとに異なりますが、企業イベントの多くは、ターゲットに自社の商品やサービスを知ってもらい、最終的には利益につなげることを目的にしています。つまり、イベントを成功させるには、何を目的にイベントを開催するのか、誰に来てもらうのかを明確にしたうえで、イベント内容を検討する必要があります。

イベントの主な種類

ひと言で「イベント」といっても、さまざまな種類のイベントがあります。代表的なものだけでも、ブースと言われる区画内で自社商品をPR・販売する「展示会」「物産展」、サッカーや野球などの競技を観戦する「スポーツイベント」、著名人や有識者を招いて開催する「講演会」「シンポジウム」、人気アーティストのコンサートやライブなどの「音楽イベント」、地鎮祭や竣工式、開業記念として行なわれる「式典」、商品やサービスを訴求する「プロモーションイベント」などがあります。コンセプトやシーン、規模によってさまざまな種類のイベントが存在します。

イベント企画の流れ

イベントを企画する際には、イベントの目的やターゲット、イベント内容、宣伝・告知方法など、検討することがたくさんあります。どのような順序で進めていくのか、どのようなことに注意して考えるとよいのか、具体的なイベント企画の流れを紹介していきます。

イベント企画の流れ①イベントの目的を決めて関係者に共有する

イベントを企画する際に、最も重要となるのが「目的を決める」こと。そして、それを「関係者に共有する」ことです。当たり前と思われるかもしれませんが、イベント企画を進めていると、つい「イベントを実施すること」が目的になってしまいがちです。イベントはあくまで目的を実現するための手段。イベントの開催を前提に考えるのではなく、時には他の手段で目的を実現できないかを検討することも必要です。また、ひとつのイベントには多くの関係者が関わります。全員が同じ目的をもって取り組めるよう、関係者全員に共有しましょう。

イベント企画の流れ②ターゲットを明確にする

目的が決まったら、次は「ターゲットを明確にする」ことです。こちらも当たり前のように思われがちですが、いつの間にかターゲットが広がってしまい、本来対象にしていたターゲットにあまり響かないイベントになってしまったというケースもあります。ターゲットを設定したら、関係者全員が具体的にイメージできるよう、年齢、職業、性別など、よりリアリティのあるペルソナに落とし込むことをおすすめします。

イベント企画の流れ③イベントの内容・コンテンツを企画する

いよいよ「イベントの内容を企画する」という段階に入ります。他社の事例を集めたり、アイデアを考えたりしていると「あれもこれもやりたい」とワクワクしますが、予算や関係者との調整も多く、企画が前に進まずにイベント自体が中止になることもないわけではありません。関係者内にイベント経験者が少ない場合は、イベント会社や企画会社などを活用して、予算や関係者との調整の一部をアウトソースすることも検討しましょう。

イベント企画の流れ④会場・日時を決定する

企画内容が固まってきたら、次は「会場・日時を決める」段階。どんなに企画内容がおもしろくても、それを実現できる環境がなければ意味がありません。屋内・屋外での実施なのか、気候・天候・時期はどうか、広さはどれくらい必要なのかなどを検討していきます。ここでのポイントは、ベストな環境だけを想定するのではなく、最悪のケースを考慮したうえで場所や時間を調整する点です。延期やキャンセルが発生した場合、どのように対応するのかも同時に考えるとよいでしょう。

イベント企画の流れ⑤イベントの宣伝・告知方法を検討する

イベント内容と実施日程、場所が決まったら「イベントの宣伝・告知をする」段階に移ります。ポイントは最初に決めたターゲットを意識して、宣伝・告知方法を検討すること。SNSやWebサイトなどのデジタルツールでリーチしやすい層もいれば、TVなどのマス媒体やチラシなどの印刷物が響きやすい層もいます。また、エリアによっても特性が異なるため、ターゲットがどのような方法で情報を入手しているのかを綿密に下調べすることをおすすめします。

イベント企画の流れ⑥イベントの制作・準備

イベントの実施日が近づいてきたら、印刷物の制作や会場の演出といった「具体的な準備をする」フェーズに入ります。手配漏れなどのトラブルを回避するために、代替が効かないものと、そうではないものを分けてから手配することを意識しましょう。イベントにおいて準備が完璧ということはほとんどありません。それを理解したうえで、優先順位をつけて手配し、現場で対応できるものは後回しにするという気持ちで準備にあたることをおすすめします。

イベント企画の流れ⑦イベントを開催する

いよいよイベント当日です。手がけたイベントが、ひとつの形になった時の喜びは計り知れないものがあります。この段階で意識すべきこと、それは「イベントは計画通りに進まない」と認識しておくことです。イベントはスタッフやお客様を含め、生きている人たちで構成されている、いわば「生き物」。蓋を開けてみないとどうなるのかわからないことも多く、予期しないことも起こります。不測の事態を想定しておけば、当日も臨機応変に立ち回ることができるでしょう。

イベントの企画を成功させる３つのポイント

イベントには不確定要素がつきもの。すべて予定通りに事が運ぶというケースは珍しいでしょう。イベントを企画する際には、事前に潜在的なリスクを見つけておく、トラブルが発生した時に対処できるようにしておくことをおすすめします。ここでは、実際にイベントの企画を進める前にチェックしておきたい３つのポイントを紹介します。ポイントを押さえて、イベントを滞りなく実施しましょう。

ポイント①イベント企画書は「6W2H」を意識する

イベント企画書は、イベントの目的、ターゲット、具体的な企画内容など、目指すべきゴールを関係者に共有するためのいわゆる「地図」としての役割を担っています。前述のように、目的やターゲットの共有不足が、事故やトラブルにつながることも少なくありません。誰が見ても誤解なく伝わるように、6W2H(なぜ、誰が、誰に、何を、いつ、どこで、どのように、どれくらい）を記載した企画書にしましょう。

ポイント②運営マニュアルを作成する

イベント企画書が「地図」ならば、「ナビゲーション」「設計図」に当たるのが「運営マニュアル」です。ここには、すべての関係者が戸惑うことなく行動できるよう、関係者の連絡網、タイムスケジュール、レイアウト、備品リストなど、運営に必要な情報が順序立てて記載されています。運営側に主催者以外のスタッフ（外部関係者や、アルバイトやパート）が加わる場合は、必須となるツールです。

ポイント③事前にトラブルを想定しておく

あらゆるトラブルに備えることは現実的に不可能ですが、事前に予想できるトラブルが多く存在するのも事実です。例えば、天候などの外部要因や、関係者の欠席などの人的要因まで、あらゆるトラブルの可能性を洗い出して、事前に対処方法を決めておくことは参加者や関係者の安全安心を守るうえで重要なタスク。Q＆A方式などのわかりやすい形にして、運営マニュアルに盛り込んでおくとよいでしょう。

イベント企画の流れに関するよくある質問

これまで紹介してきたように、イベントを開催するにはさまざまな検討事項や調整が必要になります。はじめてイベントの企画に取り組む方や、イベント企画に慣れていない方のために、CCG STAGGに寄せられた質問に対してお答えします。

Q&A①イベントの企画はどれくらい前から取りかかるべき？

準備期間はイベントの内容にもよって異なるため、一概に言えませんが、参加者や関係者が多いほど、準備・手配するものが多いほど、期間は長くなります。場所や人のスケジュールを先に押さえてイベントを実施する場合は、その予約期間から逆算して準備期間のスケジュールを組む方法も検討したいところです。いずれにしても、用意するイベント内容やコンテンツのなかで、とりわけ時間を要するものを中心に考えると、おおよそのスケジュールが見えやすいでしょう。

Q&A②イベントを企画するのにかかる費用の目安は？

準備期間と同様に、規模と実施内容によって費用は大きく異なるため、相場があるようでないというのが正直なところです。裏を返せば、予算に合わせてコンテンツを調整できるというのがイベントの特徴でもあるため、目的やターゲットを決めると同時に、まずはイベントで使える予算を決めるという段取りの方が進めやすいかもしれません。どうしても目安が知りたいということであれば、イベント会社の事例などから、想定に近い事例の費用を調べるのもよいでしょう。

企業のイベント企画はCCG STAGGへご相談ください

イベント企画の流れについて解説してきましたが、人や物を動かすイベントには、さまざまな準備が必要になります。社内のリソースが限られているため、自分たちだけで企画・運営するのは難しいという企業様もいらっしゃるでしょう。そんな時は私たちCCG STAGG（スタッグ）にご相談ください。当社は商業施設様に特化したイベントの企画・運営を手がける会社で、これまでに約80店舗、800件以上のイベント企画・運営に携わってきました。商業施設様の集客促進イベントはもちろん、自社の商品・サービスを商業施設内のお客様に知ってもらいたいという企業様に対しても、商業施設の選定から場所の手配、当日の運営まで一気通貫でご提案できることを強みとしています。当社の実績とノウハウを活かしながら、主催者も参加者も喜ぶ、素晴らしいイベントを企画していきましょう。